Planejamento antecipado é essencial para o sucesso de qualquer evento de fim de ano, seja para empresas, entidades ou instituições públicas. Porém, é preciso estar atento aos equívocos que poderão resultar em situações desagradáveis para convidados e organizadores, como alimentos insuficientes e inadequados ao buffet e equipe despreparada, explicam Helena Gentil e Rodrigo Ramos, da Aplauzo Eventos, especialistas na organização de festas e recepções.
A falta de informação e a total negligência são os principais fatores apontados pelos especialistas como causas aos fracassos registrados em festas de fim de ano. Para eles, o primeiro erro se deve à falta de um planejamento adequado e bastante antecipado. “Os produtores que tratarem de determinados detalhes somente às vésperas dos eventos corporativos poderão ter que buscar soluções para simples problemas, como falta de copos ou guardanapos”, disse Helena Gentil.
Ela afirmou que estes “simples problemas” podem ser evitados com a definição correta da quantidade de convidados. Afinal, comentou, este é o segundo erro comum das festas de fim de ano, que se preparam para pouquíssimas pessoas e acabam recebendo um número superior ao esperado (ou desejado). “Às vezes, o evento é restrito para os funcionários, mas tem sempre aquele que aparece com um ou mais convidados particulares dispostos a derrubar o regime”, completou.
O quarto erro apontado pelos especialistas refere-se ao local do evento. O ambiente de trabalho, onde funcionários e parceiros passaram praticamente todo o ano, deve aparecer como segunda opção. É preferível escolher um local diferente ao habitual para que todos possam se sentir valorizados e acolhidos pelo organizador. “As festas nos locais de trabalho sempre têm hora marcada para acabar, ou seja, no fim do expediente comum dos funcionários”, diz Rodrigo Ramos.
Neste sentido, o especialista alertou ainda para a distância entre o local de atuação dos profissionais e o evento de fim de ano. Não terão sucesso os que preparam uma festa numa chácara em Campinas para os que trabalham em São Paulo ou vice-versa. “Este é o quinto erro que classificamos como prejudiciais às tradicionais festas de fim de ano. Além disso, não basta escolher, por exemplo, uma chácara próxima de todos, mas uma que tenha atrativos básicos”, complementou.
Definidas a quantidade de convidados e o local do evento, é preciso estar atento aos detalhes que irão compor o convite. Mapas com indicações locais – como as do tipo “perto da casa de Fulano” – não contribuem para o sucesso das festas de fim de ano. É preciso explicar minuciosamente o local e qual a referência adequada para se chegar ao evento. Informe ainda se haverá estacionamento ou se o transporte coletivo oferece alternativas aos que não possuem veículo próprio.
Os convites estão na sexta posição da lista de erros apontados pelos especialistas Helena Gentil e Rodrigo Ramos como os mais comuns – e evitáveis – aos que se aventuram ao ofício de produtor de eventos. Por fim, explicam que é sempre importante possuir uma alternativa caso todo o cronograma seja prejudicado por fatores externos, como chuva forte e ventania. Não possuir um “Plano B” é o sétimo e mais preocupante equívoco que poderá resultar em sérios problemas.
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